Ausgangslage
Bereits seit einigen Jahren, jedoch vor allem im Zuge der Machbarkeitsstudie Fusion HOeK hat sich gezeigt, dass in den Bereichen «Gemeindewerkhöfe» und «Hauswartungen» dringender organisatorischer und personeller Handlungsbedarf besteht. Eine Vielzahl der langjährigen Mitarbeiter ist im Pensionsalter oder steht kurz davor. Diese Situation sowie die letzten Entwicklungen im Bereich der Funktionärsleistungen im Werkhofbereich zeigten, dass in allen drei Gemeinden Halten, Oekingen und Kriegstetten eine nachhaltige Zukunftslösung im Bereich der Technischen Dienste geschaffen werden muss. Mit der Machbarkeitsstudie Fusion HOeK wurde klar aufgezeigt, dass nur mit einer neuen koordinierten Zusammenarbeit zwischen den drei Gemeinden die anstehenden Ressourcen-Einsatzfragen in den drei Gemeindegebieten geklärt und beantwortet werden können.
Konzeptionelle Neu-Lösung
In den vergangenen Monaten haben nun Analysearbeiten gezeigt, welche Arbeiten (IST-Aufnahme) bis anhin durch Technische Angestellte (Werkhofmitarbeiter und Hauswarte) der Gemeinden oder durch Gemeindefunktionäre geleistet wurden. Damit das Ziel eines modernen öffentlich-rechtlichen Betriebes im Bereich von Technischen Dienstleistungen geschaffen werden kann, bedingt es eine neue Organisationsform, welche sich auf verändernde Leistungssituationen (neue Bedürfnisse im Unterhaltsbereich) einstellen und neue Herausforderungen annehmen kann. Dieser neue Regiebetrieb muss sich mit der Entwicklung der drei Gemeinden sowie neuen gesellschaftlichen Bedürfnissen weiterentwickeln können. Diese Anforderungen können kaum ein eigener Gemeindewerkhof oder Hauswartstellen erfüllen. Aus diesen und auch wirtschaftlichen Gründen haben sich die drei Gemeinden dafür entschieden, eine selbständige öffentlich-rechtliche Anstalt (Gemeinde-Unternehmen) zu gründen, welche die neu definierten Leistungsaufträge aus den drei Gemeinden im Auftrag erfüllen. Ein weiterer Gewinn aus dieser Neulösung ist, dass die drei Gemeinden nun genau wissen, welche Leistungen es auf ihrem Gemeindegebiet braucht und welchen Qualitätsstandard man eigentlich wünscht. Sämtliche Dienstleistungen und Zielgrössen wurden neu definiert und bewertet. Somit entsteht zukünftig ein Leistungsbestell- und Leistungserbringungsverhältnis zwischen den drei Gemeinden und der neuen Gemeindeunternehmung.
Rechtliche Organisationsform
Das neue öffentlich-rechtliche Unternehmen wird nach dem Gemeindegesetz des Kantons Solothurn ausgestaltet und gegründet. Obwohl dieses neue Gemeindeunternehmen zukünftig wie ein KMU geführt wird, verbleibt die finale Aufsichtsfunktion bei den Gemeindeversammlungen. Das neue Gemeindeunternehmen hat jährlich mit der Genehmigung der Jahresrechnung Rechenschaft über Kosten und Leistung bei den Gemeindeversammlungen abzulegen. Innerhalb des definierten Leistungsauftrages, welche die drei Gemeinden im Gemeinderat definiert haben, ist das Unternehmen bezüglich der Art der Erbringung der Dienstleistungen zu Gunsten der drei Gemeinden weitgehend frei. Ziel ist, dass die Gemeinden mit der Leistungsbestellung einen Preis entrichten, welcher in der Startphase maximal den bisherigen Kosten entspricht. Damit das Unternehmen gegründet werden kann, benötigt es natürlich auch ein Eigen- bzw. Dotationskapital. Es ist vorgesehen, dass die drei Gemeinden im Zuge der Gründung dieses Unternehmens ein Dotationskapital von je CHF 50'000.00 bewilligen und in die Gesellschaft einlegen. Die erbrachten Leistungen werden während dem Betriebsjahr via abgerechnete Entgelte von den drei Gemeinden finanziert. Die Gesellschaft kann nur gegründet werden, wenn sämtliche drei Gemeindeversammlungen dem Beschlussesentwurf zustimmen.
Personelles / Leistungen Dritter
Sämtliche aktuell in den drei Gemeinden tätigen Angestellten im Werkhof- und Hauswartbereich werden in die neue Gesellschaft mit einem besoldungstechnischen Besitzstand überführt. Das Personal wird auch weiterhin öffentlich-rechtlich angestellt und wird nach der Dienst- und Gehaltsordnung der Gemeinde Oekingen angestellt bzw. entschädigt. Bisherige Leistungen, welche durch Drittfirmen mit Leistungsverträgen erbracht wurden, werden 1 : 1 übernommen. Ebenso werden Leistungen von Dorfvereinen (bspw. HSV im Bachunterhalt) auch in Zukunft beansprucht. Im Bachunterhalt kann man sich sogar einen Leistungsausbau für den HSV vorstellen.
Infrastrukturen und Mobilien
Es ist geplant, dass die neue Werkhofunternehmung die bestehenden Werkhof-Liegenschaften in den drei Gemeinden Oekingen (Stützpunkt), Halten und Kriegstetten (Lagerstätten) von den drei Gemeinden mietet. Somit kann gewährleistet werden, dass man in Zukunft flexibel genug ist, welchen optimalen Standort man auswählen kann. Sämtliche Fahrzeuge und Gerätschaften werden anhand eines Überführungsinventars nach Zeitwert bewertet und als Sacheinlage bzw. als amortisierbares Darlehen von der Werkhofgesellschaft übernommen. Somit kann garantiert werden, dass alle bisherigen Werte bestehen bleiben und die Gemeinden den aktuellen Wert zurückerstattet erhalten.
Finanzielles
Die kumulierten Aufwendungen im Werkhof- und Hauswartbereich (gemäss den neu definierten Leistungsprodukten inkl. Hauskehricht) der drei Gemeinden Halten, Oekingen und Kriegstetten betragen gerundet rund 1.2 Mio. Franken pro Jahr. Diese Umsatzgrösse zeigt, dass die drei Gemeinden gemäss den aktuellen Kostenbereichen eine doch stattliche Umsatzgrösse zu verzeichnen hatten. Diese Leistungen wurden mit dem bestehenden Personal sowie Leistungen Dritter erzeugt. Das Business-Modell wurde so ausgestaltet, dass mit der neuen Werkhofunternehmung diese Umsatzgrösse unter keinen Umständen überschritten wird. Die aktuelle Leistungsbestellung der drei Gemeinden bestätigt dieses Ziel. Ein mittel- und längerfristiges Ziel ist, dass die Werkhofunternehmung die Leistungsstandards (Qualität) steigern und die Kosten effizienter gestalten kann.
Beschlussesentwurf zuhanden der Gemeindeversammlungen
Den Gemeindeversammlungen Halten, Oekingen und Kriegstetten wird folgender Beschlussesentwurf zur Annahme empfohlen:
Bereits seit einigen Jahren, jedoch vor allem im Zuge der Machbarkeitsstudie Fusion HOeK hat sich gezeigt, dass in den Bereichen «Gemeindewerkhöfe» und «Hauswartungen» dringender organisatorischer und personeller Handlungsbedarf besteht. Eine Vielzahl der langjährigen Mitarbeiter ist im Pensionsalter oder steht kurz davor. Diese Situation sowie die letzten Entwicklungen im Bereich der Funktionärsleistungen im Werkhofbereich zeigten, dass in allen drei Gemeinden Halten, Oekingen und Kriegstetten eine nachhaltige Zukunftslösung im Bereich der Technischen Dienste geschaffen werden muss. Mit der Machbarkeitsstudie Fusion HOeK wurde klar aufgezeigt, dass nur mit einer neuen koordinierten Zusammenarbeit zwischen den drei Gemeinden die anstehenden Ressourcen-Einsatzfragen in den drei Gemeindegebieten geklärt und beantwortet werden können.
Konzeptionelle Neu-Lösung
In den vergangenen Monaten haben nun Analysearbeiten gezeigt, welche Arbeiten (IST-Aufnahme) bis anhin durch Technische Angestellte (Werkhofmitarbeiter und Hauswarte) der Gemeinden oder durch Gemeindefunktionäre geleistet wurden. Damit das Ziel eines modernen öffentlich-rechtlichen Betriebes im Bereich von Technischen Dienstleistungen geschaffen werden kann, bedingt es eine neue Organisationsform, welche sich auf verändernde Leistungssituationen (neue Bedürfnisse im Unterhaltsbereich) einstellen und neue Herausforderungen annehmen kann. Dieser neue Regiebetrieb muss sich mit der Entwicklung der drei Gemeinden sowie neuen gesellschaftlichen Bedürfnissen weiterentwickeln können. Diese Anforderungen können kaum ein eigener Gemeindewerkhof oder Hauswartstellen erfüllen. Aus diesen und auch wirtschaftlichen Gründen haben sich die drei Gemeinden dafür entschieden, eine selbständige öffentlich-rechtliche Anstalt (Gemeinde-Unternehmen) zu gründen, welche die neu definierten Leistungsaufträge aus den drei Gemeinden im Auftrag erfüllen. Ein weiterer Gewinn aus dieser Neulösung ist, dass die drei Gemeinden nun genau wissen, welche Leistungen es auf ihrem Gemeindegebiet braucht und welchen Qualitätsstandard man eigentlich wünscht. Sämtliche Dienstleistungen und Zielgrössen wurden neu definiert und bewertet. Somit entsteht zukünftig ein Leistungsbestell- und Leistungserbringungsverhältnis zwischen den drei Gemeinden und der neuen Gemeindeunternehmung.
Rechtliche Organisationsform
Das neue öffentlich-rechtliche Unternehmen wird nach dem Gemeindegesetz des Kantons Solothurn ausgestaltet und gegründet. Obwohl dieses neue Gemeindeunternehmen zukünftig wie ein KMU geführt wird, verbleibt die finale Aufsichtsfunktion bei den Gemeindeversammlungen. Das neue Gemeindeunternehmen hat jährlich mit der Genehmigung der Jahresrechnung Rechenschaft über Kosten und Leistung bei den Gemeindeversammlungen abzulegen. Innerhalb des definierten Leistungsauftrages, welche die drei Gemeinden im Gemeinderat definiert haben, ist das Unternehmen bezüglich der Art der Erbringung der Dienstleistungen zu Gunsten der drei Gemeinden weitgehend frei. Ziel ist, dass die Gemeinden mit der Leistungsbestellung einen Preis entrichten, welcher in der Startphase maximal den bisherigen Kosten entspricht. Damit das Unternehmen gegründet werden kann, benötigt es natürlich auch ein Eigen- bzw. Dotationskapital. Es ist vorgesehen, dass die drei Gemeinden im Zuge der Gründung dieses Unternehmens ein Dotationskapital von je CHF 50'000.00 bewilligen und in die Gesellschaft einlegen. Die erbrachten Leistungen werden während dem Betriebsjahr via abgerechnete Entgelte von den drei Gemeinden finanziert. Die Gesellschaft kann nur gegründet werden, wenn sämtliche drei Gemeindeversammlungen dem Beschlussesentwurf zustimmen.
Personelles / Leistungen Dritter
Sämtliche aktuell in den drei Gemeinden tätigen Angestellten im Werkhof- und Hauswartbereich werden in die neue Gesellschaft mit einem besoldungstechnischen Besitzstand überführt. Das Personal wird auch weiterhin öffentlich-rechtlich angestellt und wird nach der Dienst- und Gehaltsordnung der Gemeinde Oekingen angestellt bzw. entschädigt. Bisherige Leistungen, welche durch Drittfirmen mit Leistungsverträgen erbracht wurden, werden 1 : 1 übernommen. Ebenso werden Leistungen von Dorfvereinen (bspw. HSV im Bachunterhalt) auch in Zukunft beansprucht. Im Bachunterhalt kann man sich sogar einen Leistungsausbau für den HSV vorstellen.
Infrastrukturen und Mobilien
Es ist geplant, dass die neue Werkhofunternehmung die bestehenden Werkhof-Liegenschaften in den drei Gemeinden Oekingen (Stützpunkt), Halten und Kriegstetten (Lagerstätten) von den drei Gemeinden mietet. Somit kann gewährleistet werden, dass man in Zukunft flexibel genug ist, welchen optimalen Standort man auswählen kann. Sämtliche Fahrzeuge und Gerätschaften werden anhand eines Überführungsinventars nach Zeitwert bewertet und als Sacheinlage bzw. als amortisierbares Darlehen von der Werkhofgesellschaft übernommen. Somit kann garantiert werden, dass alle bisherigen Werte bestehen bleiben und die Gemeinden den aktuellen Wert zurückerstattet erhalten.
Finanzielles
Die kumulierten Aufwendungen im Werkhof- und Hauswartbereich (gemäss den neu definierten Leistungsprodukten inkl. Hauskehricht) der drei Gemeinden Halten, Oekingen und Kriegstetten betragen gerundet rund 1.2 Mio. Franken pro Jahr. Diese Umsatzgrösse zeigt, dass die drei Gemeinden gemäss den aktuellen Kostenbereichen eine doch stattliche Umsatzgrösse zu verzeichnen hatten. Diese Leistungen wurden mit dem bestehenden Personal sowie Leistungen Dritter erzeugt. Das Business-Modell wurde so ausgestaltet, dass mit der neuen Werkhofunternehmung diese Umsatzgrösse unter keinen Umständen überschritten wird. Die aktuelle Leistungsbestellung der drei Gemeinden bestätigt dieses Ziel. Ein mittel- und längerfristiges Ziel ist, dass die Werkhofunternehmung die Leistungsstandards (Qualität) steigern und die Kosten effizienter gestalten kann.
Beschlussesentwurf zuhanden der Gemeindeversammlungen
Den Gemeindeversammlungen Halten, Oekingen und Kriegstetten wird folgender Beschlussesentwurf zur Annahme empfohlen:
- Der Gründung einer gemeindeübergreifenden öffentlich-rechtlichen Anstalt (Gemeindeunternehmen) nach Kantonalem Gemeindegesetz wird zugestimmt.
- Dem Betriebsreglement sowie den Statuten für das neue Gemeindeunternehmen «Technische Betriebe HOeK» wird zugestimmt und auf den 1. Januar 2024 in Kraft gesetzt.
- Der Sacheinlage (Fahrzeuge und Gerätschaften) wird in Form eines amortisierbaren Darlehens von CHF 127'000.00 (Halten: CHF 20'000.00; Oekingen: CHF 59'000.00; Kriegstetten: CHF 48'000.00) zugestimmt. Ebenso wird eine Dotationskapitaleinlage pro Gemeinde von CHF 50'000.00 (gesamthaft CHF 150'000.00) bewilligt.
- Die Eröffnungsbilanz des neuen Gemeindeunternehmens «Technische Betriebe HOeK» wird genehmigt.
- Vollzug durch die drei Gemeinderäte Halten, Oekingen und Kriegstetten.
Entwicklungen
Anlässlich der Gemeindeversammlungen im Juni haben die drei Gemeinden allesamt grossmehrheitlich der Gründung der neuen Werkhoforganisation «Technische Betriebe HOeK» zugestimmt. Das Projekt geht nun in die Umsetzungsphase, damit per Ende Jahr die «Technischen Betriebe HOeK» bereit sind, um künftig ihre Dienstleistungen in allen drei Gemeinden zu erbringen.
Im Rahmen der Umsetzung fand am Samstag, 9. September 2023 eine Informationsveranstaltung für das Personal, die Funktionäre und die involvierten Behörden der drei Gemeinden statt. Anlässlich der Informationsveranstaltung wurden folgende Punkte kommuniziert:
- Die Baubehörden und -verwaltungen der Gemeinden Halten, Oekingen und Kriegstetten weiter bestehen, neu aber für die strategische Leitung und die Leistungsbestellung der Technischen Betriebe HOeK verantwortlich sind.
- Die Dienstleistungen der Technischen Betriebe HOeK sind in elf Leistungsprodukte eingeordnet, welche klar beschrieben und mit Kennzahlen einfach messbar sind.
- Die Technischen Betriebe HOeK werden strategisch durch einen fünfköpfigen Verwaltungsrat, bestehend aus Vertretern der drei Gemeinden, gesteuert. Neben politischen Vertretern sollen auch Personen mit unternehmerischen oder technischen Kenntnissen im Verwaltungsrat vertreten sein. Zusätzlich zu den fünf stimmberechtigten Verwaltungsratmitgliedern kann der Verwaltungsrat auch Beisitzer und Berater ohne Stimmrecht beiziehen.
- Die operative Leitung der Technischen Betriebe HOeK liegt bei einem geschäftsführenden Ausschuss. Dieser dient dazu, die administrativen, personalrechtlichen, buchhalterischen und finanziellen Aufgaben der Werkhofgesellschaft zu übernehmen und besteht aus Fachpersonen der Bauverwaltungen und der Finanzverwaltungen der drei Gemeinden sowie der neuen Betriebsleitung der Technischen Betriebe HOeK.
- Funktionäre mit weniger als 300 Stunden Jahresaufwand werden per Ende 2023 abgelöst. Die Gemeinden sind sehr dankbar für das jahrelange Engagement der Funktionäre.
- Bisherige Vertragsleistungen mit Lohnunternehmen und externen Dienstleistern bleiben für den Winter 2023 / 2024 bestehen und werden im Verlauf des nächsten Jahres harmonisiert.
- Der Projekt und die drei Gemeinden müssen in Einzelfällen noch Personalentscheide fällen und führen mit dem bisherigen Personal Gespräche, um die Aufgaben und Pensen innerhalb der neuen Technischen Betriebe HOeK am besten verteilen zu können. Die Anstellung erfolgt gemäss den Bedingungen der Dienst- und Gehaltsordnung der Gemeinde Oekingen.
Gründung und Betriebsstart
Im letzten Quartal 2023 wurde der Verwaltungsrat der Technischen Betriebe HOeK gewählt. Dieser setzt sich zusammen aus politischen und fachlichen Vertretern der drei Gemeinden, um dem neuen Betrieb in der Aufbauphase erfolgreich strategisch führen zu können.
Nach intensiven Vorbereitungsarbeiten konnte mit Matthias Steiner weiter ein sehr qualifizierter und motivierter Betriebsleiter für die neuen Technischen Betriebe HOeK gefunden und angestellt werden. Ab 1. Februar 2024 übernimmt er und sein Team die Leistungen der Werkhöfe und Hauswartungen der drei Gemeinden gemeinsam.